Deutscher Gewerkschaftsbund

Erlaubt - ja oder nein?

Erlaubt ist die private Nutzung des dienstlichen Accounts immer dann,

• wenn es eine ausdrückliche Regelung dazu gibt, zum Beispiel im Arbeitsvertrag oder in einer Betriebsvereinbarung, oder
• wenn der Arbeitgeber die private Nutzung über einen längeren Zeitraum hinweg stillschweigend geduldet hat.

Wer neu in einer Firma anfängt und sich unsicher ist, ob er den dienstlichen Account auch für private Zwecke nutzen darf, sollte sich unbedingt vorab über die geltenden Bestimmungen bzw. die Gepflogenheiten im Betrieb informieren.

Heimlich nur bei konkretem Verdacht

Wenn der Arbeitgeber die private Nutzung erlaubt, ist er, was die nicht-dienstliche Korrespondenz betrifft, Anbieter einer Dienstleistung im Sinne des Telekommunikationsgesetzes – und hat damit dieselben Rechte und Pflichten wie zum Beispiel die Telekom. Das heißt auch, dass er wie alle anderen das Fernmeldegeheimnis wahren muss. Inhalt und Korrespondenz der privaten Korrespondenz dürfen ihn also schon aus rechtlicher Sicht nicht interessieren.

Ein Mitlesen der privaten Mails ist deshalb grundsätzlich tabu – und nur in ganz bestimmten Ausnahmefällen gestattet. Wenn der Arbeitgeber auf Protokolldaten zurückgreifen will, aus denen sich zum Beispiel ergibt, wann welche Mail an wen geschickt wurde, muss er vorher die Einwilligung des Beschäftigten einholen. Eine heimliche Überwachung ist nur möglich, wenn ein konkreter Verdacht für eine Straftat vorliegt – und dieser Verdacht hinreichend dokumentiert ist. Doch selbst dann muss die Kontrolle verhältnismäßig bleiben.

Anders sieht es bei der dienstlichen Korrespondenz aus. Hier kann der Arbeitgeber jederzeit Einsicht verlangen – es sei denn, es handelt sich um Mails an den Betriebsrat, den Betriebsarzt, die betriebliche Beschwerdestelle oder ähnliches.

Anders sieht es aus, wenn der Arbeitgeber die private Nutzung des dienstlichen Mail-Accounts grundsätzlich nicht erlaubt. In diesem Fall darf er stichprobenartig überprüfen, ob sich der oder die Beschäftigte daran hält. Dafür kann er Einblick in die Protokolldaten nehmen und so den Mailverkehr auswerten.

Aber: Auch wenn der Arbeitgeber ausdrücklich nur die dienstliche Nutzung von Postfächern oder Messenger-Diensten erlaubt heißt das nicht automatisch, dass er Nachrichten einfach mitlesen darf. Auch hier muss er den Beschäftigten vorab über die geplanten Kontrollen informieren. Außerdem muss er bei der Ausgestaltung einer entsprechenden Regelung zwingend den Betriebs- oder Personalrat einbeziehen.