Deutscher Gewerkschaftsbund

Die Europäische Datenschutzgrundverordnung gilt nicht nur im Internet, sondern auch für die Personalakte - in Papierform. Das hat das Landesarbeitsgericht Sachsen-Anhalt festgestellt. Der Arbeitgeber muss deshalb unzulässige oder überholte Abmahnungen aus der Personalakte entfernen.Das gilt auch dann, wenn das Arbeitsverhältnis schon beendet ist und die Akte nur in Papierform vorliegt.

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Der Fall: Ein bei einer Supermarktkette angestellter Marktleiter kündigte sein Arbeitsverhältnis, nachdem es zwischen ihm und dem Arbeitgeber eine arbeitsrechtliche Auseinandersetzung gegeben hatte. Aus diesem Grunde erteilte ihm der Arbeitgeber eine Abmahnung. Nach der Kündigung verlangte der Arbeitnehmer, die Abmahnung aus der Personalakte zu entfernen. Da der Arbeitgeber sich weigerte, klagte er mit Erfolg.

Das Landesarbeitsgericht: Die Abmahnung muss aus der Personalakte gelöscht werden. Diese Verpflichtung ergibt sich direkt aus der EU-Datenschutz-Grundverordnung. Bei einer Abmahnung handelt es sich um personenbezogene Daten. Die Tatsache, dass die Daten – also die ganze Personalakte und auch die Abmahnung – in Papierform vorliegen und nicht wie sonst in der Grundverordnung vorausgesetzt in digitaler, d.h. elektronisch gespeicherter Form, ist unerheblich. Denn auch in Papierform geführte Personalakten enthalten Daten, die – und darauf kommt es an – „strukturiert gespeichert und nach bestimmten Kriterien zugänglich gemacht werden.“ Nach der Grundverordnung muss der Arbeitgeber die erhobenen Daten – also die Abmahnung – löschen, wenn der Zweck der Erhebung entfallen ist.

Landesarbeitsgericht Sachsen-Anhalt, Urteil vom 23. November 2018 – 5 Sa 7/17