Deutscher Gewerkschaftsbund

Die Digitalisierung der Verwaltung schreitet voran – und kommt trotzdem nicht in die Gänge. Viele Kolleginnen und Kollegen greifen daher zum eigenen Smartphone oder Tablet, um sich die Arbeit zu erleichtern. Die Konsequenz: erhebliche Datenschutzprobleme. Wem diese Hintertür nicht offen steht, ist oftmals mangelhaften IT-Systemen ausgesetzt, auf deren Gestaltung er keinen Einfluss hat. In beiden Fällen bleiben Nerven und Gesundheit oft auf der Strecke. Zeit, die digitale Arbeit beschäftigtenorientiert zu gestalten.

Das Magazin für Beamtinnen und Beamte 10/2015 zum Schwerpunkt Digitalisierung. DGB/Beamtenmagazin

Uwes Kolleginnen und Kollegen staunen. Nach einer anstrengenden Woche in der Straßensozialarbeit sitzen sie am Freitagnachmittag noch immer daran, die Termine ihrer Woche zu dokumentieren. Nicht einfach, sich aus den eiligen Notizen vom Montag dann noch alles zu rekonstruieren. Doch wo ist Uwe? Uwe ist schon im Feierabend. Sein Überstundenkonto ist ausgeglichen. Genau wie er selbst. Die Dokumentationen liegen schon auf dem Server. In bester Qualität. Wie immer. Uwe ist kein Übermensch. Uwe hat sich irgendwann privat ein Tablet gekauft. Zwischen den Terminen, beim Fahren, diktiert er seinem Tablet den Vermerk. Die Spracherkennung funktioniert gut. Kurz korrigieren und dann vom privaten Mailaccount an die Dienstadresse senden, fertig. Auch mit den Terminvereinbarungen hält sich Uwe nicht lange auf. Mit Briefpost hat er ohnehin keine guten Erfahrungen gemacht. Uwe geht noch kurz in seinen privaten Facebook-Account. Die Termine für Montag stehen. Wenn sich was verschiebt, ist das auch kein Problem. Die Jugendlichen checken ihren Facebookaccount ja ständig und bis in den Abend. So wie er.

Fast die Hälfte der Beschäftigten nutzt eigene Mobilgeräte im Dienst

Uwe – der natürlich anders heißt – und 399 andere Kolleginnen und Kollegen aus Kommunalbehörden wurden kürzlich zu solchem Verhalten anonym befragt. Fest steht: Uwe ist nicht allein. Nach einer aktuellen Studie der Universität Siegen im Auftrag des Nationalen E-Government-Kompetenzzentrums (NEGZ) nutzen 46 Prozent der Befragten private Mobilgeräte für dienstliche Zwecke. Fast die Hälfte praktiziert also „bring your own device“ (BYOD), wie es neudeutsch heißt. Fast Dreiviertel dieser Kolleginnen und Kollegen macht das ohne Regelung oder entgegen bestehender Verbote. „Ohne Regelung“ ist dabei recht freundlich formuliert. Es bezieht sich nur darauf, dass in der Dienststelle keine gesonderte Regelung besteht. Wenn keine Regelung in der Dienststelle besteht, ist BYOD in aller Regel unzulässig. Denn meist werden dann personenbezogene Daten auf das Privatgerät transferiert. Das verbieten die Datenschutzgesetze.

Quelle: Niehaves/Köffer/Ortbach(2015): Gefährliche Ignoranz? – Bring-Your-Own-Device, IT Consumerization und Co in der öffentlichen Verwaltung. Berlin: Nationales E-Government
Kompetenzzentrum e.V. (Hrsg.) DGB

Mit einem Bein im Disziplinarverfahren

Als die Studie bei einem Gewerkschaftstreffen angesprochen wird, muss Petra seufzen. „Wir hatten ähnliche Fälle vor ein paar Jahren.“ Petra ist Rechtspflegerin. „Die Bürger wollten sich damals natürlich nicht darauf vertrösten lassen, dass wir bald das elektronische Grundbuch bekommen“, erzählt Petra. „Die meisten kaufen nur einmal ein Haus, und dann soll immer alles schnell gehen.“ Das Problem: Gescannte Grundbuchauszüge überschritten schnell einmal die Größenbeschränkung für E-Mail-Anhänge. „Wir haben das damals bei der Leitung zur Sprache gebracht“, erinnert sich Petra, die natürlich auch anders heißt. Aber es sei keine Änderung bei den Kapazitäten zu erreichen gewesen. Vielmehr habe es schließlich die Anweisung gegeben, die fraglichen Unterlagen eben nur postalisch und nicht vorab per Mail zu übermitteln. „Erklär das mal der Bürgerin, wenn Du selbst privat alles online und schnell machst“, lächelt Petra. Im Ergebnis schickten viele von Petras Kolleginnen und Kollegen über private Accounts die Dateien an die Bürgerinnen und Bürger. „Unsere Leute sind dermaßen bürgerfreundlich, die stellen sich dafür sogar mit einem Bein ins Disziplinarverfahren“, scherzt Petra. Als mal etwas schief lief, kam es dazu dann auch beinahe. Dank gewerkschaftlicher Intervention ging es für die Betroffenen aber glimpflich aus.

In den Ämtern fehlen oftmals die IT-Ressourcen

Auf Veranstaltungen der Verwaltung zur IT-Modernisierung ist oft zu hören, man wolle die Beschäftigten mitnehmen. „Unsere Kolleginnen und Kollegen wollen nicht mitgenommen werden, sie wollen mitgestalten“, erklärt Dr. Karsten Schneider, Leiter der Abteilung Öffentlicher Dienst und Beamtenpolitik beim DGB-Bundesvorstand und selbst Mitglied im Nationalen E-Government-Kompetenzzentrum e.V. Die Dienstherren seien gut beraten, darauf einzugehen. „Die Zahlen zeigen ja, unsere Leute gestalten digitale Arbeit, selbst wenn die Leitung das nicht will“, erklärt Schneider, „nur kann ja niemand ein solches Datenschutzdesaster wollen.“ Die Studie zeigt: Viele Dienststellenleitungen wissen um die Probleme. Dennoch treffen sie keine Regelungen in der Dienststelle. Um die dienstliche Nutzung privater Geräte datenschutzgerecht zu gestalten, braucht es spezielle Software und Betreuungsaufwand in der IT. Die Ressourcen dafür fehlen. Man könnte die dienstliche Nutzung privater Geräte untersagen und den Beschäftigten stattdessen Dienstgeräte zur Verfügung stellen. Auch dafür reichen die Ressourcen nicht. Und BYOD untersagen, ohne dienstliche Geräte zur Verfügung zu stellen? Auch dann Nutzen nach der Studien noch stattliche 32,6 Prozent der Beschäftigten weiterhin private Geräte dienstlich. Der Grund: Anders ist das Arbeitspensum nicht mehr zu schaffen. Das wissen auch die Dienststellenleitungen. Daher verbieten viele BYOD erst gar nicht ausdrücklich, erlauben es aber auch nicht. Sie drücken beide Augen zu. In solchen Konstellationen liegt der Nutzungsgrad unter den Beschäftigten laut der Studie im Schnitt bei 46 Prozent.

Quelle: Niehaves/Köffer/Ortbach(2015): Gefährliche Ignoranz? – Bring-Your-Own-Device, IT Consumerization und Co in der öffentlichen Verwaltung. Berlin: Nationales E-Government
Kompetenzzentrum e.V. (Hrsg.) DGB

Computeralgorithmen spucken "sinnlose Prüfaufträge" aus

Jean hat solche Möglichkeiten nicht. Seine Arbeit spielt sich ausschließlich an seinem Rechner im Finanzamt ab. Er blickt auf einen Monitor, auf dem auch Ampelsymbole zu sehen sind. „Wir sind längst nicht mehr genug Kolleginnen und Kollegen, um die ganze Arbeit zu schaffen“, erklärt Jean. „Deswegen schichtet die Software die Fälle mit einer Plausibilitätsprüfung ab – ‘Risiko-Management-System‘ heißt das dann.“ Die Erklärungen von Steuerpflichtigen, die auch aufgrund ihres bisherigen Verhaltens in einer niedrigen Risikoklasse eingestuft sind, dürfen von den Beamtinnen und Beamten nur noch geprüft werden, wenn das Risiko-Management- System konkrete Anhaltspunkte für fehlerhafte Erklärungen als gegeben ansieht. Jean findet: „Das ist extrem demotivierend. Wir vergeuden unsere Zeit mit sinnlosen Prüfaufträgen, die uns der Algorithmus ausspuckt. Und wenn mir meine Erfahrung sagt, da würde ich doch mal genauer hinschauen, dann darf ich das nicht, wenn dem Algorithmus alles plausibel vorkommt.“ Jean und seine Kolleginnen und Kollegen empfinden alles andere als Wertschätzung für ihre hervorragende Qualifikation und ihre jahrelange Erfahrung. „Das mitzugestalten ist total schwer, da muss man sich eigentlich bis in die Algorithmen hineinknien“, so Jean.

Versprochene Kommunikationsausstattung fiel Spardikat zum Opfer

Kathrin ist angespannt. Denn ihr Kollege im Funkstreifenwagen ist noch angespannter. Seine Frau hat sich gestern im Streit von ihm getrennt. Und jetzt ein Einsatz wegen häuslicher Gewalt. Kathrin kennt die Adresse. Häufiger Kunde. Bei dem heißt es Ruhe bewahren, aber nötigenfalls auch schnell und besonnen reagieren. Auf den Kollegen muss sie sich verlassen können. Danach sagt sie: „Früher hätte den kein Dienstgruppenleiter so zu einem Einsatz rausgeschickt. Aber wie’s einem Kollegen geht, das sieht man eben nicht am Monitor und hört es auch nicht über Funk.“ Früher, das war die Zeit, als man noch in der Wache eine Führungskraft hatte. Dann kam die x-te Kürzungsrunde in dem Flächenland. Seitdem sitzen die – immer wechselnden – Dienstgruppenleiterinnen und -leiter nur noch an einem entfernten Standort der Inspektion. Ohne direkten persönlichen Kontakt. „Die haben uns damals was von Videokonferenztechnik und virtueller Führung erzählt“, erinnert sich Kathrin. „Pustekuchen! Nix damit der schönen neuen Arbeitswelt.“ Die Videokonferenztechnik wurde nie eingeführt – aus Kostengründen. Kathrin und ihre Kolleginnen und Kollegen fühlen sich bei Ihrer schwierigen Arbeit völlig allein gelassen.

Uwe, Petra, Jean und Kathrin sind damit nicht allein. Viele Beschäftigte sind frustriert über die Art und Weise, wie Digitalisierung an ihrem Arbeitsplatz aussieht. Dabei wissen oder ahnen sie, dass es auch ganz anders ginge. In ihrem Sinne. Daher will der DGB den digitalen Wandel so gestalten, dass die Chancen für Gute Arbeit genutzt werden können. Am 3. November veranstaltet er in Berlin den Digitalisierungskongress „Arbeitswelt 4.0“, auf dem auch Bundesarbeitsministerin Andrea Nahles sprechen wird.

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